Debido a las restricciones de movimiento y viajes impuestas en nuestro país por la pandemia causada por el COVID -19 y tomando en cuenta las directrices de la International Forum Accreditation (IAF) IAF ID 3 y las de la Entidad Nacional de Acreditación de España (ENAC) las inspecciones y auditorias durante las próximas semanas y mientras que dure esta situación excepcional pueden guiarse por lo contemplado en ese documento. Por otro lado, y dentro de este marco, los propietarios de las normas están dando instrucciones concretas sobre cómo gestionar las próximas evaluaciones, ante las dificultutades que nos encontraremos tanto las entidades de certificación como nuestros clientes para la realización insitu de las auditorias, y admitiendo en algunos casos auditorias remotas y extensiones del certificado . Desde Sygma, y con la finalidad de trasladar a nuestros clientes las distintas y dispersas informaciones que se van vertiendo al respecto, hemos recopilado y sintetizado las últimas instrucciones de las normas GlobalGAP, BRCGS e IFS, prevaleciendo en cualquier caso los comunicados especificos de los propietarios de las normas.
Conscientes de lo cambiante del escenario y la velocidad con la que se suceden las noticias mantendremos este canal para comunicar a nuestros clientes las novedades que vayan surgiendo.
GLOBALG.A.P
Hay dos opciones:
1) Opción A: El Reglamento General de GLOBALG.A.P v 5.2 parte I 6.7.2 a) iii) permite una extensión del certificado de 4 meses sobre la fecha de caducidad, solo en determinadas situaciones entre las que se encuentran fuerzas de causa mayor dentro de las que se encuentran englobadas una epidemia. De manera que para aquellos productores o grupos de productores que no se pudieran llevar a cabo las auditorias/ inspecciones se podría realizar una extensión de su certificado 4 meses. Si un certificado caduca el 01/05/2020 con esta opción el certificado caducaría el 01/09/2020
2) Opción B: Se puede realizar una extensión de 8 meses de la caducidad del certificado siempre y cuando se pueda realizar una auditoría completa remota y durante el periodo de extensión se debería realizar una auditoria normal in situ. Esta extensión de 8 meses de momento no es visible en la base de datos pero GLOBAG.A.P nos dará instrucciones en breve de cómo actuar. Esta extensión de 8 meses puede realizarse en solo una parte o en dos partes ( 4 meses+ 4 meses)
¿CUALES SON LOS REQUISITOS PARA LAS INSPECCIONES/ AUDITORIAS REMOTAS?
• Las inspecciones / auditorias remotas deben cumplir con lo establecido en el Reglamento General parte I, 5.1.2.1, 5.2.2.1 and parte III, 5.2, 5.4.1.1 sobre módulo off site.
• La parte in- situ de las fincas y/o instalaciones pueden realizarse incluyendo:
o Entrevistas con productor y/o responsables
o Video llamada en la cual el productor muestra registros
o Video llamada en la cual el productor muestra la finca instalaciones. Los videos completos no se grabarán, pero si será obligatorio el registro por el auditor de toda evidencia observada en la CL, también se permitirán capturas de pantalla
o Las entrevistas con trabajadores podrán sustituirse por llamadas telefónicas o videollamadas.
• Las auditorias de seguimiento (50% de la raíz cuadrada) también pueden realizarse a distancia, pero en la siguiente auditoria in situ no se podrá reducir la muestra de productores inspeccionados.
¿QUE LIMITACIONES HAY?
• Estas extensiones excepcionales solamente pueden llevarse a cabo cuando existen prohibiciones / restricciones oficiales de viaje en zonas de riesgo de manera tanto del lugar donde se vaya a realizar la auditoria como del lugar donde se encuentre el auditor o inspector
• Debe haber evidencias de fuentes oficiales que así lo demuestren , una autodeclaración del productor indicando que está en zona de riesgo no es aceptable
• Una ampliación del alcance solamente es posible si el producto a incluir pertenece al mismo grupo de cultivo del incluido en el certificado
• Las auditorias remotas las debe llevar a cabo el mismo auditor/ inspector que realizo la auditoria previa
BRCGS
Las instrucciones que se dan a continuación solamente son válidas para auditorias de renovación que no puedan llevarse a cabo durante la ventana de auditoria de su certificado (Antes del audit due date).
Se podrá emitir un nuevo certificado con validez de 12 meses siempre y cuando:
1) El sitio/ empresa envíe a Sygma un informe completo y detallado de su auditoria interna. Cada requisito deberá estar lo suficientemente detallado para comprender que control realiza la empresa sobre sus procesos para cumplir con la norma.
2) Sygma verificara y evaluara todos los puntos de la norma tomando como base el informe de auditoría interna a través de una auditoria remota.
3) Cuando el sitio/ empresa este accesible para visitar y no existan restricciones se deberá llevar a cabo una auditoria de las buenas prácticas de fabricación ( GMP) in situ dentro de los 6 meses siguientes
¿SE PUEDE APLICAR ESTO A TODAS LAS EMPRESAS CERTIFICADAS?
Sygma deberá realizar una evaluación de riesgos continua de los sitios/ empresa a certificar y deberá establecer políticas y procedimientos para evaluar los sitios mediante estos métodos. En base a esto determinará si es posible o no la auditoria remota
Esta evaluación de riesgos debe considerar:
• La capacidad de la empresa/ sitio para aceptar una auditoria remota
• La solidez de la implantación de la norma BRC en la empresa
• Los resultados de auditorías de tercera parte
• Si la empresa dispone de otra norma de calidad implantado
COMUNICACIÓN CON LA BASE DE DATOS BRCGS DIRECTORY
Sygma será la encargada de notificar la situación de cada caso al BRCGS Directory. Se deberá indicar si la auditoria se realiza de manera física o de manera remota y en caso de que no pueda realizarse la auditoria de ninguna de las dos maneras se deberá indicar el motivo.
¿QUÉ PASA SI NO SE PUEDE LLEVAR A CABO TAMPOCO LA AUDITORIA REMOTA?
Se pueden dar varios casos, pero la conclusión es la misma en todos los escenarios. Si no es posible realizar una auditoria remota el certificado no se podrá extender y caducará, pero se indicará en el BRCGS Directory el motivo de por qué no ha podido llevarse a cabo:
• Auditoria remota ofrecida y declinada debido a Coronavirus
• Auditoria física ofrecida y declinada debido a Coronavirus
• Sitio no operativo por coronavirus
Si la empresa rechaza cualquier modo de auditoria y no hay ninguna justificación tendrá una no conformidad Mayor en la próxima auditoria por no haber cumplido con los ciclos de certificación. Para aquellos sitios que rechacen la auditoría con una justificación que respalde el retraso, se emitirá una no conformidad menor por no cumplir con los ciclos de auditoria. (VER ARBOL DE DECISIONES PUBLICADO POR BRC).
¿COMO SE REALIZA LA AUDITORIA REMOTA?
• Todas las auditorias se realizarán como anunciadas, incluidas aquellas empresas que estén en el programa de no anunciadas
• La duración de la auditoria remota dependerá de la complejidad del sitio, de las instalaciones, del alcance etc, pero no puede ser menor a 1 día (8h)
• Se incluirán video llamadas para verificar las instalaciones
• Se incluirán video llamadas para entrevistas con responsables y trabajadores
• Se incluirán ejercicios de trazabilidad y revisiones de procedimientos clave y aspectos específicos en base a lo identificado en el informe de auditoría interna
• Los videos completos no se grabarán, pero si será obligatorio el registro por el auditor de toda evidencia observada en el informe de auditoría, también se permitirán capturas de pantalla. Y se recomienda grabar las reuniones de inicio y cierre
• De todo el proceso el auditor deberá realizar un informe completo que será subido al BRCGS Directory
¿COMO SE GESTIONAN LAS NO CONFORMIDADES?
• Lo primero a tener en cuenta es que independientemente del número de no conformidades detectadas en esta auditoria remota, el sitio mantendrá el mismo grado conseguido en la auditoría anterior
• Pero igualmente el cierre de las no conformidades será necesario dentro de los próximos 28 días desde el fin de la auditoria
¿COMO SE CONSIGUE EL CERTIFICADO?
• Si SYGMA está satisfecha del resultado obtenido y se puede evidenciar el cumplimiento de la norma se emitirá el nuevo certificado
• El grado será el mismo que en certificado anterior
• La fecha de caducidad y la ventana de auditoria será calculada en base al certificado anterior y a la auditoria inicial
• Para sitios con un grado C ó D el certificado se extenderá solamente 6 meses
¿Y DESPUES OTRA AUDITORIA IN SITU?
SÍ cuando ya no haya restricciones la empresa deberá pasar una auditoria basada en las buenas prácticas antes de los 6 meses
IFS
IFS tiene un enfoque diferente y no permite de manera generalizada las auditorias remotas ni las extensiones de los certificados, pero pone otras medidas para afrontar la situación
1. Las auditorías remotas no son una alternativa
2. En consecuencia, los certificados IFS existentes siguen siendo válidos hasta el final de su período de vigencia y luego perderán su validez regular
3. Las entidades de certificación, en este caso Sygma debe evaluar la situación y los riesgos caso por caso y decidir si es posible o no una auditoría in situ para la certificación IFS.
4. IFS ha pedido a las cadenas de distribución que no rescindan los contratos con proveedores debido al vencimiento de los certificados del IFS a causa de la enfermedad del Coronavirus (COVID-19).
5. Aconsejan a los distribuidores que evalúen individualmente cada caso en el que no se pueda renovar un certificado IFS a causa de la enfermedad del Coronavirus (COVID-19) y que proporcionen a sus clientes la información necesaria sobre su situación particular y las medidas gubernamentales relativas a COVID-19 en sus regiones.
6. IFS no impone ninguna sanción a las empresas, a diferencia de otros estándares que no pueden renovar los certificados del IFS debido a la enfermedad del Coronavirus (COVID-19)
7. IFS está trabajando en su base de datos para permitir que las entidades de certificación puedan incluir comentarios de cada instalación certificada donde la auditoría no pudo tener lugar debido a la enfermedad del Coronavirus (COVID-19). Además, los certificados IFS vencidos permanecerán visibles durante los próximos 12 meses
8. De esta manera, los usuarios de la base de datos IFS pueden ver de un vistazo que no se pudo realizar una auditoría debido a la enfermedad del Coronavirus (COVID-19).